Toimistoremontti ja moderni johtaminen tuottavuuden kasvattajanina – lue miten onnistut!

Toimistoremontti on ajankohtainen monella suomalaisella työpaikalla, ja suunnitteluvaiheessa kannattaakin miettiä, mitä uudistuksella haettaan. Yleensä tavoitteena on lopulta raha – eli tuottavuuden nosto. Henkilökunnan tuottavuus on oleellisessa asemassa liiketoiminnan kannattavuuden ylläpidossa. Toisin kuin kultaisella 80-luvulla, ymmärrämme nykyään hyvin paljon työntekijöiden tuottavuuden kasvattamisen keinoista, joihin ei, kuten tuolloin luultiin, kuulu risu ja virikkeettömyys.

Toimistoympäristöstä tulee herkästi mieleen vanhanaikainen väliseinin jaettu kuutiokokonaisuus, josta on karsittu kaikki virikkeet, jotta työntekijät keskittyisivät ”siihen, mistä heille maksetaan”. Minkälainen mielikuva sinulle tulee väliseinätoimistosta? Tuntuuko se kutsuvalta, houkutteleeko se työskentelemään? Onko sinne ”kiva mennä”?

Jos vastasit kyllä, kuulut marginaaliseen vähemmistöön. Lähtökohtaisesti perinteinen toimistoympäristö tarjoaa vain ja ainoastaan minimaalisen viihtyvyyden ja minimaaliset interaktiomahdollisuudet. Tämä ei ole sattumaa, sillä mallin uskottiin vielä pari vuosikymmentä sitten olevan vähävirikkeisyydessään ihanteellinen korkealle tuottavuudelle – kunnes massaburnoutit ja masennus kasvoivat kansantaudeiksi, jolloin työelämää ja tuottavuutta alettiin tarkastelemaan erilaisesta näkökulmasta.

Henkilökunnan tuottavuutta kasvattaakseen tulee huolehtia, että työympäristön peruspilarit ovat kunnossa. Jos haluat saada henkilöstöstäsi eniten irti, mieti, miten seuraavista asioista on huolehdittu teidän toimistossanne!

  1. Toimistoremontti tuottavuuden kasvattajana – vanhanaikaiset toimistot menneisyyteen

Nykytietämyksen avulla vanhat uskomukset on käännetty päälaelleen, kun on huomattu, että työyksiköiden tuottavuus on noussut toimistotilojen viihtyisyyttä ja interaktiivisuutta parantaessa. Osa tuottavasta työstä tapahtuu työpisteellä, mutta suuri osa myös poissa pisteeltä. Esimerkiksi luovasta ajatustyöstä jopa valtaosa toteutuu inaktiivisessa tilassa – ”väkisin luominen” seinää tuijottaessa jämähtää usein tenkkapoohon, jolloin kahdeksan tunnin työpäivästä saattaa suuri osa kulua turhautumiseen ja tuottamattomuuteen. Itämään jätetty siemen puhkeaa kukkaan, kun aivot saavat erilaista stimulaatiota. Tästä syystä etenkin luovalla alalla on mahdollistettu esimerkiksi työajalla harrastaminen tai työtuntien sijaan tuottavuuteen sidotut työajat, ja toimistosta löytyy aina lepo- ja seurustelutilat. Joskus virikkeellisyys on viety hyvinkin pitkälle, ja toimistosta saattaa löytyä mitä vain pelihuoneista liukumäkiin.

Kun palaamme ääripäistä tavalliseen toimistoympäristöön, voimme ehkä unohtaa liukumäet ja pelihuoneet, mutta ajatuksen ydin säilyy. Tuottavuuden maksimoimiseksi meidän tulisi muistaa huolehtia tilojen nykyaikaisuudesta ja viihtyisyydestä, unohtamatta soveltuvuutta tehtävään työhön. Käykö paikalla asiakkaita? Tehdäänkö osa työstä etänä? Onko työssä tiimejä vai yksilöitä? Soitetaanko puheluita paljon?

Avokonttorit jyräävät jälleen

Normaaliin toimistotyöskentelyyn optimaalinen ratkaisu tuottavuuden (ja viihtyisyyden) kannalta on avara ja moderni, luonnonmukaisista, rauhoittavista elementeistä ja pehmeistä materiaaleista rakennettu avotoimisto, jossa luonnonvaloa on hyödynnetty maksimaalisesti, ja lisävaloonkin panostettu (tästä lisää seuraavaksi). Puupöytää, viherseinää tai -kasveja, kivielementtejä ja pehmeitä materiaaleja. Hierarkiaa ei pidä korostaa, vaan tuoda henkilöstö samalle tasolle, samojen pöytien ääreen.

Vanhanaikaiset elementit kannattaa karsia pois. Avokonttoreissa harvoin tarvitsee väliseiniä – jos tarvitsee, on parempi hyödyntää viherkasveja, pehmeitä elementtejä tai lasia. Näitä tulisi kuitenkin välttää, koska kieltämisen sijaan haluamme tuottavuutta maksimoitaessa kannustaa yhteisöllisyyteen ja interaktiivisuuteen. Jaettu huoli on pienempi huoli, ja monta päätä ovat viisaampia kuin yksi. Satunnainen omista asioista keskustelukin kasvattaa työviihtyvyyttä ja parantaa ilmapiiriä, kunhan päivät eivät mene juorukerhoiksi.

Esimerkiksi LähiTapiolan Hämeenlinnan konttorilla kaikki työskentelevät avoimissa, moderneissa ja viihtyisissä tiloissa, ilman omia työpisteitä – sohvalla, päätteellä, pöydän ääressä, missä milloinkin. Ainoastaan neuvottelutilat on jaettu lasiseinillä omiksi osioikseen. Omia työpisteitä näkee enää ani harvoin muuallakaan modernissa yritysmaailmassa.

Soittaminen ja asiakkaat

Kun kommunikointi on siirtynyt verkkoon, puhelut ovat yhä pienemmässä roolissa arjessamme. Toimistotiloissa tarvitaan kuitenkin rauhallisia pisteitä puhelin- ja etäpalaverityöskentelyä varten, ja tähän tarkoitukseen sopivat parhaiten ”hiljaiset huoneet” tai erilliset ”tapaamiskuutiot”. Mikäli työ koostuu pääasiassa soittamisesta, tulee äänieristyksestä ja rauhallisuudesta luonnollisesti huolehtia yksityisemmin ratkaisuin, viihtyisyyttä unohtamatta.

Jos toimistossa vierailee asiakkaita, tulisi asiakkaiden odotustilojen viestiä lähestyttävyyttä, viihtyisyyttä, ja luotettavuutta. Tavoitteena on saada asiakkaat – tai potentiaaliset asiakkaat – kokemaan olonsa vapautuneiksi, jotta he laskevat ”muurinsa” ja kommunikoivat vapaammin. Tällöin myyntitilanteet sujuvat mutkattomammin, ja kauppa on helpompi saattaa loppuun, kun tilannetta ei koeta uhkaavaksi. Konkreettisesti toteutus tehdään samoja linjoja mukaillen kuin työntekijäpuolellakin, mutta sisustuksessa kannattaa panostaa erityisesti pehmeisiin kalusteisiin ja rauhallisiin visuaalisiin elementteihin.

2. Valo – energian ydin

Aurinko tuottaa kaiken käyttämämme energian. Ei siis liene yllätys, että sen vaikutus työssäjaksamiseen on oleellinen. Rakkaassa pohjoismaassamme luonnonvalon määrä on kuitenkin puolet vuodesta hyvin rajallinen, joka näkyy suoraan tuottavuudessa ja sairaspoissaoloissa. Vähäinen valo aiheuttaa väsymystä, virheitä, ja työtapaturmia.

Vanhat kunnon loisteputkivalaisimet ovat koristaneet toimistotilojamme jo pitkään. Tuttu säleikön takaa kajahtava, kirkaan häikäisevä valo herättää suuren osan suomalaisista työntekijöistä – olettaen, että kaikki putket sattuvat palamaan, eivätkä välky, tai ole tulessa; valtaosa toimistopaloista syttyy häiriötilaan menevistä loisteputkivalaisimista, jotka voivat vikatilassa kuumentua ja syttyä liekkeihin alle sekunnissa.

Miten voimme korjata nämä ongelmat?

Valaistusteknologia kehittyy jatkuvasti kohti parempia ratkaisuja ongelmiimme. Tämänhetkisen teknologian paras ratkaisu on LED-valaistus, joka energiatehokkuudellaan ja mukautuvuudellaan on jo erinomainen.

Ihmiskeho käy päivittäin läpi auringon ohjaamaa melatoniinisykliä, joka kirkkaassa, kylmässä, päivänvalomaisessa ympäristössä laskee, virkistäen kehon päivän tehtäviin, ja lämpimässä, himmeässä valaistuksessa nousee, valmistellen kehoa lepoon. Koska ihminen on virkeimmillään keskipäivän auringossa, hyödynnämme toimistoympäristössä keskipäivän valaistusta mukailevaa n.4500-5500 Kelvinin LED-valaistusta. Näin pidämme kehon ja mielen valppaina, ylläpitäen tuottavuutta läpi pimeiden marraskuuiltojenkin, minimoiden virheet ja työtapaturmat. Optimoidun valaistuksen on todettu parantavan työhyvinvointia ja vähentävän sairaspoissaoloja. Eri työtehtäviin on omat, TUKES:in määrittämät suositusvalaistustasot, jotka valitettavasti eivät täyty valtaosassa työpisteistä.

Valaistustehon lisäksi toinen oleellinen tekijä työympäristön valaistuksessa on valaisimien häikäisyarvo ja sijoittelu työtiloissa. Häikäisevä valo on keholle yhtä raskasta kuin liian vähäinen valo, ja voi triggeröidä päänsärkyä, joskus jopa pahoinvointia. Päätetyöskentelyssä häikäisy aiheuttaa ikäviä katvealueita näytölle ja väsyttää silmät. Tarkkuutta vaativissa tehtävissä häikäisy on erityisen suuri riski.

Minimoidaksemme häikäisyn, valitsemme häikäisyarvoltaan matalat valaisinmallit, jotka eivät häiritse työskentelyä. Koska häikäisy voi tapahtua myös muiden pintojen kautta epäsuorasti, sijoitamme valaisimet optimaalisesti riittävän kauas muista pinnoista ja heijastavista elementeistä. Mikäli työpisteessä toimitaan poikkeuksellisissa työasennoissa (kuten auton alla), tulee meidän huomioida häikäisyn tai katvealueiden mahdollisuus joka suunnasta. Näin saamme suurimman hyödyn päivänvalomaisesta valaistusympäristöstä, ja tuottavuus kasvaa.

3. Työergonomian ylläpito ja terve selkä

Työergonomia on valtaosalle jo täysin tuttu termi, mutta silti vain murto-osa toimistoista panostaa työn ergonomisuuteen. Milloin joku ei valittaisi jumiutuneita hartioita tai kipeää niskaa?

Suhteellisen pieni asia, kuten jumiutuneet hartiat, voivat aiheuttaa merkittävää laskua työn tuottavuuteen. Pieni ja ärsyttävä naljaus muuttuu pitkään jatkuessaan ajatusmaailmaa hallitsevaksi, ja työ toteutetaan negatiivisuuden kautta. Kaikkia jumeja emme voi estää, mutta voimme optimoida työpisteet työn aiheuttamia jumeja vastaan sekä kannustaa vapaa-ajan aktiivisuuteen.

Ihanteellisessa tilanteessa työpisteet muodostuvat sähköpöydistä, satulatuoleista, ja seisomista helpottavista matoista. Haluamme kannustaa työntekijöitä seisomaan valtaosan päivästään, jolloin ehkäisemme tehokkaasti tyypillisiä suomalaisia kansantauteja sekä lihasten jumiutumista. Kun istuimena käytetään satula- tai tasapainotuolia, aktivoi työntekijä keskivartalolihaksiaan ja pitää ryhtinsä suorana.

Vaihtelevuudella lisäpotkua

Stabiili työpiste toimii kuitenkin tutkitusti tuottavuutta vastaan, joten mahdollisuus työpisteen vaihtamiseen ja eri työasentojen käyttöön on tervetullut tuottavuutta kasvattaessa. Jokaisen työpisteen ei tarvitse olla ergonomisesti korrekti – esimerkiksi sohva, säkkituoli tai riippumatto voi tuoda paljon kaivatun virkistyksen päivään – kunhan 80% työajasta vietetään keholle ystävällisessä asennossa.

Jotkut työntekijät hyötyvät merkittävästi tukiliiveistä ja ryhtivöistä. Tuottavuuden kannalta voi olla järkevää harkita tukiliivien hankkimista työntekijöille fyysisten komplikaatioiden minimoimiseksi. Toimistolla vieraileva hieroja on lisäksi todettu tehokkaaksi tavaksi parantaa fyysistä ja henkistä jaksamista.

4. Työhyvinvointi ja yksilölähtöinen johtajuus avaintekijöinä tuottavuudessa

Vietämme töissä kolmasosan elämästämme, ja lieneekin itsestäänselvää, että työympäristön aiheuttama mielipaha heijastuu nopeasti muillekin elämän osa-alueille. Tiedämme myös, että onnellinen ihminen on tuottoisa ihminen. Parhaan lopputuloksen saamiseksi meidän tulisi tarjota työntekijöille mahdollisuus klassiseen, tasapainoiseen 8/8/8-järjestelmään – kahdeksan tuntia työtä, vapaa-aikaa ja unta. Kaikkien näiden osa-alueiden tulisi tarjota jotain hyvää. Tietyissä työympäristöissä panostetaan jopa elämänhallintakoulutuksiin tai psykologiseen keskustelutukeen työntekijöiden työajan ulkopuolisien ongelmien minimoimiseksi.

Pääasiassa voimme keskivertoyrityksessä vaikuttaa lähinnä työajalla tapahtuviin asioihin ja työympäristöön. Hyvä työympäristö lähtee hyvästä johtamisesta. Kaikki, mitä tehdään ylhäällä, valuu alas. Jos haluamme maksimoida työyhteisön tuottavuuden, meidän tulee tarkastella ensin omaa tekemistämme. Minkälaista esimerkkiä annamme? Miten arvostamme työntekijöitämme? Miten arvostamme itseämme? Mitä priorisoimme? Miten käsittelemme vastoinkäymiset?

Moderni johtaminen työntekijälähtöisesti

Nykyaikaisessa työyhteisössä pyrimme pitämään hierarkian matalana, ja haluamme antaa jokaiselle mahdollisuuden tulla kuulluksi yhtäläisenä osana tiimiä, tasapainoisena ja arvokkaana palana ketjua. Haluamme korostaa yhteisöllisyyttä ja rakentaa tiimihenkeä, jotta työhön halutaan panostaa ei paitsi itsensä, mutta myös muiden vuoksi – tiimiä ei jätetä pulaan pelkän päänsäryn takia. Haluamme lisäksi, että töissä on mukavaa, eikä töihin tuleminen ole vastenmielistä.

Meidän tulee ymmärtää, että tyytyväinen, tuottava työntekijä on fyysinen ja henkinen kokonaisuus, johon vaikuttaa työajan lisäksi vapaa-aika ja palautuminen. Vapaa-aika tuleekin mahdollisuuksien mukaan rauhoittaa työpuheluilta ja muulta interaktiolta niin, että palautuminen pääsee toteutumaan. Haluamme tietenkin samalla kasvattaa työntekijöiden osaamista ja auttaa heitä kehittymään urallaan asettamalla kunnianhimoisiakin tavoitteita ja etenemismahdollisuuksia, joilla motivoimme parempiin suorituksiin. Jokaisella työntekijällä on oma arvotuotanto-optiminsa, jonka saavuttaakseen hänen tulee olla haastavuudeltaan soveltuvassa tehtävässä, riittävien kehitysmahdollisuuksien motivoimana, omia vahvuuksiaan hyödyntäen, onnistumisia saavuttaen.

Apuna henkilöiden ominaisuuksien hahmottamisessa voimme käyttää esimerkiksi PI-analyysia. Meidän ei tarvitse muovata jokaista samaan muottiin, vaan saamme suuremman arvon työntekijästä löytämällä heidän oman tapansa olla parhaimmillaan ja ruokkimalla sitä. Johtajana tämä vaatii joskus suurempaa panostusta ja perehtymistä, mutta palkitsee tuloslaskelmassa, henkilöstön pysyvyydessä, työyhteisön hengessä ja sairaspoissaoloissa.

Palaute tarjoillaan hampurilaisena, pelkäämättä irtisanomisia

Palautteen antaminen on monissa työyhteisöissä ongelmakohta, jolla työntekijät saadaan pienin teoin epämotivoituneiksi ja huonosti voiviksi. Palautetta antaessa on hyvä muistaa perusperiaatteet – KISS ja hampurilainen. Jos termit ovat sinulle vieraita, lyhykäisyydessään pidetämme asiat yksinkertaisena, ja paketoimme negatiivisen palautteen positiivisten asioiden sisään, aloittaen ja päättäen palautteen positiivisiin asioihin. Näin työntekijä ei menetä motivaatiotaan, ja tuottavuus säilyy korkeana. On tärkeää muistaa, että negatiivinen palaute annetaan poikkeuksetta vain asianomaisten läsnäollessa.

Yksilölähtöinen, kannustava johtaminen ei kuitenkaan tarkoita päänsilittelyä ja virheiden huomioimatta jättämistä. Työn mittarina tulee käyttää työn tuottavuutta, ja mahdollisuuksia annetaan yksilölähtöisen johtamisen kautta hahmottuvan potentiaalin perusteella. Virherekrytointeja ei kuitenkaan tule pitää taakkana, vaan uskaltaa myös poistaa sopimattomat henkilöt tiimistä.

Yhteenveto

Toimistoremontti on hyvä startti henkilöstön tuottavuutta kasvattaessa, mutta yksilölähtöinen johtaminen on vähintään yhtä tärkeää. Tuottavuutta kasvattaessa huomioidaan yksilön vahvuuden ja heikkoidet, ja kehitetään heitä oikeaan suuntaan, oikealla tavalla. Työympäristötekijät ovat sijoitus, joka maksaa itsensä nopeasti takaisin työhyvinvoinnin lisääntymisen kautta. Yksilölähtöinen johtaminen ja tiimihengen kohotus ovat johtajalähtöisiä muuttujia, joiden toteutumista varten tulee itse panostaa ja opetella uuttakin. On tärkeää muistaa, että toimenpiteillä tavoitellaan tutkitusti parhaita olosuhteita tuottavuuden kasvamiselle, eivätkä ne ole vain hyvän tahdon eleitä. Lopputuloksena johdat tuottavaa ja tyytyväistä ammattilaistiimiä, joka ei jätä sinua pulaan.

Jos toimitilojen tai toimiston uudistus on teidän yrityksessänne ajankohtainen, autamme mielellämme sinua toteuttamaan teidän työympäristöönne pahaiten sopivan uudistuksen! Ota yhteyttä ammattilaisiimme täällä.